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Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnungsstellung für alle Unternehmen in Deutschland Pflicht. Auch Kfz-Werkstätten müssen ihre Rechnungen nun ausschließlich in elektronischer Form ausstellen. Für viele Werkstätten bedeutet dies eine Anpassung der Arbeitsprozesse. Es ist erforderlich, sich mit den technischen und rechtlichen Anforderungen der E-Rechnung auseinanderzusetzen, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen und mögliche rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
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Was bedeutet die verpflichtende E-Rechnung?
Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung ist Teil der digitalen Transformation, die auch vor der Fahrzeugbranche nicht Halt macht. Bisher konnten Unternehmen selbst entscheiden, ob sie Rechnungen elektronisch oder in Papierform versenden. Ab 2025 wird die elektronische Rechnung jedoch zur Pflicht. Das bedeutet, dass jede Rechnung, die zwischen Unternehmen (B2B) ausgetauscht wird, in einem standardisierten elektronischen Format vorliegen muss.
Die E-Rechnung muss dabei in einem strukturierten Format erstellt werden, das eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht. Die gängigsten Formate sind ZUGFeRD und XRechnung. Letzteres wurde vom Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) entwickelt und ist der Standard für die Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern. Doch auch private Unternehmen sollten sich an diesem Standard orientieren, um eine einheitliche Abwicklung zu ermöglichen.
Warum ist die E-Rechnung verpflichtend?
Die Einführung der E-Rechnung ist eine Maßnahme zur Vereinfachung und Modernisierung der Verwaltungsprozesse. Sie soll die Effizienz steigern und den Aufwand für die Unternehmen verringern. Der Hauptvorteil für Werkstätten und andere Unternehmen liegt in der schnellen und fehlerfreien Verarbeitung der Rechnungen. Elektronische Rechnungen können automatisch in Buchhaltungsprogramme übernommen werden, wodurch manuelle Eingaben und Fehlerquellen reduziert werden. Das spart Zeit und reduziert Kosten.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Bekämpfung von Steuerbetrug. Durch die digitale Rechnungsstellung wird es für das Finanzamt einfacher, die Rechnungen auf ihre Richtigkeit zu überprüfen und gegebenenfalls Steuerhinterziehungen zu erkennen. Daher sind Unternehmen, die sich nicht an die neuen Regelungen halten, mit Strafen oder anderen rechtlichen Konsequenzen zu rechnen.
Welche Auswirkungen hat die E-Rechnung auf Kfz-Werkstätten?
Kfz-Werkstätten müssen zudem sicherstellen, dass ihre Rechnungssoftware kompatibel ist. Der Übergang von Papier- auf E-Rechnungen kann besonders für kleinere Werkstätten ein Problem darstellen, da diese oft noch mit alten Systemen arbeiten, die nicht in der Lage sind, elektronische Rechnungen im vorgeschriebenen Format zu erstellen.
Die Werkstätten müssen sicherstellen, dass sie über die nötige technische Ausstattung und Software verfügen, um die neuen Anforderungen zu erfüllen. Es gibt mittlerweile verschiedene Lösungen, die auf die Bedürfnisse von Kfz-Werkstätten zugeschnitten sind. Flexibles Rechnungsprogramme für Kfz-Werkstätten bieten bereits die Möglichkeit, E-Rechnungen zu erstellen und automatisch an Kunden zu versenden.
Die E-Rechnung muss nicht nur an den Empfänger gesendet werden, sondern es muss außerdem die nötige Authentifizierung und Integrität gewährleisten werden. Das bedeutet, dass die Werkstatt sicherstellen muss, dass die Rechnung nicht nachträglich verändert werden kann und dass sie vom richtigen Absender kommt. Hierfür sind entsprechende Signaturen erforderlich.
Darauf müssen Kfz-Werkstätten bei der Umstellung auf die E-Rechnung achten
- Überprüfung der Rechnungssoftware: Die bestehende Software muss den Anforderungen der E-Rechnung entsprechen. Falls nötig, ist ein Update oder eine neue Lösung erforderlich.
- Schulung des Teams: Alle Mitarbeiter sollten im Umgang mit der neuen Technik geschult werden, um die E-Rechnung korrekt ausstellen zu können.
- Anpassung interner Prozesse: Die internen Abläufe müssen so umgestaltet werden, dass die Umstellung auf die E-Rechnung reibungslos funktioniert.
- Sicherstellung der rechtlichen Anforderungen: Die E-Rechnung muss den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, um mögliche rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
- Integration der Digitalisierung: Werkstätten sollten die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung nutzen, um ihre Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten.