Ein Unfall ist schnell passiert – und bringt nicht nur für Privatpersonen, sondern auch für Unternehmen wie Autohäuser, Werkstätten oder Fuhrparks viel Aufwand und Arbeit ein. Die Schadenabwicklung ist aufwändig, zeitintensiv und oft mit vielen Beteiligten verbunden: Gutachter, Anwälte, Versicherungen und externe Plattformen arbeiten parallel – oft aber nicht koordiniert. In der Praxis führt das dazu, dass der administrative Aufwand wächst, der Überblick verloren geht und interne Ressourcen gebunden werden.
Doch wie lässt sich der Prozess einfacher gestalten, ohne auf rechtssichere und vollständige Abwicklung zu verzichten?
| Kurzfassung In vielen Unternehmen laufen Schadensmeldungen über mehrere Beteiligte, was die Abstimmung erschwert. Unterschiedliche Standorte arbeiten oft mit eigenen Dienstleistern, was zu Mehraufwand und unübersichtlichen Abläufen führt. Ein zentraler Ansprechpartner kann Abläufe bündeln und den administrativen Aufwand deutlich reduzieren. Standardisierte Prozesse verbessern die Steuerung und sorgen für einheitliche Qualität über alle Standorte hinweg. Eine integrierte Lösung bringt Übersicht, spart Zeit und entlastet interne Teams. |
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Schadenmanagement in der Praxis: Viele Beteiligte, wenig Struktur
In der täglichen Praxis zeigt sich schnell, wie unübersichtlich das Schadenmanagement sein kann. Ein Schaden wird gemeldet, eine Kollegin am Standort A ruft einen bekannten Gutachter an, am Standort B wird stattdessen eine andere Kanzlei eingeschaltet, während die Plattform zur Abwicklung wieder von einem dritten Anbieter stammt. Der eine Standort dokumentiert lückenlos, der andere vergisst die Weiterleitung an den Dienstleister – und niemand weiß so genau, wie der aktuelle Bearbeitungsstand aussieht.
Was am Anfang nach individuellen Lösungen klingt, wird mit steigender Fallzahl zur Belastung. Vor allem, wenn sich verschiedene Personen um Schadensfälle kümmern, ohne auf ein zentrales System zugreifen zu können. Dann entstehen Informationslücken, unnötige Rückfragen oder Doppelarbeiten. Das Ergebnis: Eine Bearbeitung, die deutlich länger dauert, als eigentlich nötig – und häufig ohne zufriedenstellende Nachvollziehbarkeit.
Gerade bei zeitkritischen Fällen – etwa wenn ein Fahrzeug zur täglichen Nutzung benötigt wird oder ein Werkstattplatz blockiert ist – kann eine verzögerte Abwicklung unmittelbare betriebliche Auswirkungen haben. Die Folge sind Terminverschiebungen, unzufriedene Kunden oder interne Engpässe. Hinzu kommt, dass unterschiedliche Ansprechpartner bei wiederkehrenden Fragen oft unterschiedliche Aussagen treffen. Das führt zu Verwirrung und untergräbt das Vertrauen in den Prozess.
Uneinheitliche Abläufe führen zu Reibungsverlusten
Besonders in Betrieben mit mehreren Niederlassungen ist die fehlende Standardisierung ein zentrales Problem. Denn häufig gibt es keine einheitlichen Prozesse, keine abgestimmten Ansprechpartner und keine gemeinsame Plattform. Jeder Standort arbeitet mit seinen eigenen Kontakten, eigenen Abläufen, eigenen Formularen. Das bedeutet nicht nur erhöhten Schulungsaufwand, sondern macht es auch schwierig, Schadenfälle standortübergreifend zu kontrollieren oder strukturell zu verbessern.
Verantwortliche in der Verwaltung oder in der Geschäftsführung stehen dadurch vor der Herausforderung, Schadenvorgänge nicht richtig einordnen zu können. Welche Fälle sind offen, welche bereits reguliert, welche Gutachten fehlen noch – all das ist oft nur über umständliche Rückfragen oder E-Mails zu klären. Eine zentrale Übersicht fehlt, die operative Arbeit leidet und Kunden oder Fahrer warten auf Rückmeldung.
Oft fehlt es zudem an einem durchgängigen Berichtswesen. Ohne zentrale Datenerfassung können keine fundierten Entscheidungen getroffen werden, wie z. B. welche Schadenursachen gehäuft auftreten oder welche Dienstleister besonders effizient arbeiten. Auch das Einhalten regulatorischer Anforderungen wie Dokumentationspflichten oder DSGVO-Konformität ist schwer überprüfbar, wenn jeder Standort seine eigenen Ablagen und Systeme nutzt.
Zentrale Koordination reduziert Aufwand und erhöht Qualität
Ein zentraler Ansprechpartner, der sich um alle Schadenfälle kümmert, verändert die Arbeitsweise grundlegend. Die Beteiligten müssen sich nicht mehr selbst um Gutachter, Kanzleien oder Schadenplattformen kümmern, sondern geben den Fall einmal ab – und erhalten regelmäßig Updates zum Stand der Bearbeitung. Das schafft nicht nur mehr Übersicht, sondern vor allem auch Entlastung für die Mitarbeitenden.
Gerade in hektischen Phasen ist es ein Vorteil, wenn klar ist, wer sich kümmert – unabhängig vom Standort oder der verantwortlichen Person vor Ort. Ein standardisierter Prozess sorgt zudem dafür, dass jeder Fall gleich behandelt wird: gleiche Schritte, gleiche Dokumentation, gleiche Kommunikationswege. Das vereinfacht die Kontrolle, reduziert Fehler und schafft Sicherheit für alle Beteiligten. Dafür eignet sich eine Plattform zur Schadensabwicklung, mit der die Prozesse im Schadensfall übersichtlich dokumentiert werden.
Ein weiterer Vorteil der zentralen Koordination ist die Möglichkeit, Synergieeffekte zu nutzen: Dienstleister lassen sich besser verhandeln, Kosten transparenter vergleichen und Prozesse effizienter gestalten. Außerdem können neue Mitarbeitende schneller eingelernt werden, wenn ein einheitlicher Leitfaden vorliegt. Auch die Übergabe bei personellen Wechseln wird dadurch einfacher – ein oft unterschätzter Faktor bei langfristigem Unternehmenserfolg.
Wie CLAYM+ Schadenprozesse neu strukturiert
CLAYM+ bietet Unternehmen im Kfz-Bereich eine Lösung, die alle Elemente der Schadenabwicklung miteinander verbindet. Die Plattform vereint Sachverständige, Anwaltskommunikation und digitale Prozesssteuerung in einem System – mit einem zentralen Ansprechpartner für alle Standorte. Das Ziel: weniger Koordinationsaufwand, klar definierte Abläufe und eine gute Übersicht in jeder Phase der Bearbeitung.
Besonders für Autohäuser, Werkstätten und Fuhrparks mit mehreren Niederlassungen ist das ein Vorteil. Denn CLAYM+ sorgt nicht nur für rechtssichere Abwicklung und standardisierte Prozesse, sondern auch für nachvollziehbare Strukturen – unabhängig davon, an welchem Standort der Schaden gemeldet wird. Unternehmen erhalten dadurch die Kontrolle zurück, entlasten Ihr Team und schaffen Verlässlichkeit für Ihre Kundinnen und Kunden.
Die Plattform bietet darüber hinaus Analysefunktionen, mit denen Schadenstatistiken visualisiert, Schwachstellen erkannt und Optimierungspotenziale aufgezeigt werden können. Zudem lassen sich mit CLAYM+ automatische Workflows einrichten – etwa zur Fristenüberwachung oder zur Generierung von Standardformularen. Die Integration bestehender Systeme, wie Flottenmanagement-Tools oder CRM-Software, ist dabei problemlos möglich. Und auch mobil lässt sich CLAYM+ nutzen – ideal für Werkstattmeister, Außendienst oder Fuhrparkleiter, die schnell und unkompliziert Schäden erfassen wollen.